Москва: +7 495 796-65-09, +7 926 835-95-60, +7 499 195-99-42
Санкт-Петербург: +7 953 156-69-96 (Регистрация предприятий)
Режим работы: с 9.00 до 21.00 без выходных.
Услуги для
Украины Казахстана Обратный звонок

Агентство АЙ ЭДВАЙС:Бухгалтерские и юридические услуги

Делопроизводство в кадровой службе

Кадровое делопроизводство – область деятельности, которая строго регламентируется действующим законодательством, поэтому к ее организации следует подойти с особой тщательностью. Как правило, ведением делопроизводства в соответствии с Трудовым кодексом РФ на предприятиях занимается отдел кадров, в котором работают специалисты, знающие нормативную документацию и законодательство. При этом, на сегодняшний день работа отдела кадров зачастую автоматизирована за счет использования специализированного ПО. Это позволяет существенно сократить трудозатраты и повысить эффективность работы персонала. Что же входит в перечень задач кадрового делопроизводства?

Изучение учредительной документации

Именно с изучения учредительной документации начинается делопроизводство в кадровой службе, поскольку в них могут быть прописаны фундаментальные основы и особенности приема на работу руководства, установления для него заработной платы и срок, на который может быть заключен трудовой договор. Помимо этого в учредительной документации может быть описан и порядок утверждения штатного расписания.

Составление пакета документов для кадрового учета

Для ведения кадрового учета в соответствии с нормативными актами необходимо подготовить пакет документов, которые в свою очередь делятся на обязательные и необязательные. Первые нужно составлять в любом случае, а вот подготовку вторых лучше всего согласовать с руководством.

Необходимо уточнить у директора и условия, которые должны быть зафиксированы в Правилах трудового распорядка, бланках трудовых договоров и прочих нормативных документах.

К обязательным документам кадрового делопроизводства относятся

  • учредительные документы;
  • трудовые договора;
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • табель учета рабочего времени и расчета зарплаты;
  • документ о защите личных данных персонала;
  • график отпусков;
  • личные карточки сотрудников;
  • приказы и основания к ним;
  • книги регистрации командировочных регистраций;
  • книга учета движения трудовых книжек;
  • трудовые книжки;
  • ведомости и прочая документация, касающаяся выплаты зарплаты.

При определенных условиях перечень обязательных документов может быть расширен другими нормативными актами, такими как коллективный договор, должностные инструкции, положение об аттестации и т. п.

Оформление директора и персонала

Оформление директора осуществляется в соответствии с положениями, которые приведены в Уставе, тогда как оформление работников выполняется в соответствии с нормативными актами действующего Трудового Кодекса. На этом этапе сотруднику кадровой службы приходится приложить немало усилий в документальном оформлении.

Трудовые будни сотрудника кадровой службы

В перечень повседневных задач, которые решает кадровое делопроизводство, входит документальное оформление движения работников внутри предприятия, предоставление отпусков, назначение премий и т.п. При этом делопроизводство связано с хранением множества документов, поэтому необходимо систематизировать данный процесс таким образом, чтобы в любой момент специалист мог с минимальными потерями времени найти необходимый акт.

Аудит кадрового делопроизводства – необходимая мера

– это процесс, который зависит от добросовестности и профессионализма специалистов. Во избежание проблем, связанных с нарушениями в порядке оформления документов следует регулярно проводить аудит делопроизводства, который включает анализ всей документальной базы. В результате проделанной работы работодатель получает отчет, который дает

  • независимую объективную оценку текущего состояния дел на предприятии;
  • возможность устранить системные недочеты в ведении кадрового делопроизводства;
  • выполнить восстановление документов за прошлые периоды;
  • подготовиться к проверке, осуществляемой Государственной Инспекцией Труда.

Следует отметить, что проверку ведения кадрового делопроизводства следует доверять только профессионалам, в противном случае работодатель рискует понести существенные финансовые убытки из-за применения штрафных санкций в соответствии с действующим законодательством. Именно такие специалисты работают в агентстве «АЙ ЭДВАЙС».

Кадровое делопроизводство от агентства «АЙ ЭДВАЙС»

Агентство «АЙ ЭДВАЙС» предлагает своим клиентам профессиональное ведение кадрового делопроизводства. Данная услуга включает не только подготовка необходимых документов и учет, но и сопровождение в соответствии с Трудовым Кодексом РФ, а именно оформление внутренних приказов по персоналу, выдачу справок и т. д.

Если же в организации ведение делопроизводства осуществляется своими силами, то наше агентство «АЙ ЭДВАЙС» может предложить качественный аудит работы кадровой службы на предмет соответствия Трудовому Кодексу и действующим нормативно-правовым актам, а также оперативное восстановление учета в случае выявления существенных недочетов.

Чтобы задать вопрос по интересующему вас вопросу, звоните:
+7 499 195-99-42, +7 495 796-65-09